Die zentrale Herausforderung der Datenschutzkonformität ist die strukturierte, vollständige und rechtskonforme Erfassung und Dokumentation von Fakten und Umständen, die laufende Überprüfung und Anpassung datenschutzrelevanter Aktivitäten sowie die Einbindung verschiedener Wissensträger in die Erfüllung betrieblicher Datenschutzaufgaben.
Damit der Datenschutz nicht zu einem Engpass wird, muss jeder wissen, was er tun muss. Störungen in der Zusammenarbeit, Lücken in Informationen und Dokumentation bedeuten nicht nur hohe Compliance-Risiken, sondern sind auch ein Hindernis für Innovation und Fortschritt.
Mit Playbook können Sie mehr als nur einzelne Datenschutz-Apps erstellen und ausführen. Vielmehr können die verschiedenen Aufgaben automatisch miteinander verknüpft werden. Das erleichtert die Dateneingabe, relevante Informationen werden so miteinander verknüpft, dass eine einheitliche Sicht auf den Datenschutz entsteht, und Risiken können über ein individuell steuerbares Risikobewertungssystem in Echtzeit identifiziert und gemindert werden. Die Rechenschaftspflicht kann jederzeit gewährleistet werden.
Ansprüche von Kunden verursachen viel Arbeit, unabhängig davon, ob sie legitim sind oder nicht.
Von der strukturierten Erfassung einer solchen Reklamation in einem Geschäft über das Einholen von Stellungnahmen von Abteilungen, Lieferanten oder Dritten bis hin zur Beratung mit externen Anwälten und am Ende der Rechtsstreit einschließlich relevanter Entscheidungen des Managements können in Playbook als integrierter Komplettprozess orchestriert werden. Transparent, benutzerfreundlich und ohne Programmierkenntnisse einfach einzurichten.
Mitarbeiter sind eine wichtige Ressource im Unternehmen. Sie benötigen die Aufmerksamkeit und Unterstützung, die sie motiviert, engagiert und regelkonform hält. Vieles davon liegt nicht in der alleinigen Verantwortung der Personalabteilung.
Mit Playbook kann beispielsweise der Prozess einer Gehaltserhöhung auf ein Drittel der Zeit reduziert werden und 60-80 E-Mails können gespeichert werden. Einbeziehen aller Beteiligten, von Vorgesetzten über Personalabteilung, Management, Recht und Buchhaltung. Der Fortschritt kann transparent verfolgt werden, jeder bleibt auf dem Laufenden und wird genau dort einbezogen, wo es nötig ist. Der auf das Unternehmen zugeschnittene Prozess kann innerhalb weniger Stunden einfach über Playbook eingerichtet werden.
Das Unternehmen zu schützen bedeutet, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicherzustellen und die unternehmenseigenen Standards zu definieren und durchzusetzen. Bisher erfolgte dies in der Regel über seitenlange Richtlinien, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Richtlinien und Leitfäden, in denen erklärt wird, was Mitarbeiter in einer bestimmten Situation tun müssen.
Die Umsetzung dieser oft schwer verständlichen Erklärungen bleibt beim Einzelnen. Die Folge sind Überforderung, Frust und oft genau das, was eigentlich nicht passieren sollte: Die Regeln werden ignoriert.
Mit Playbook können diese Compliance-Prozesse einfach digitalisiert werden. Der Einstiegspunkt in einen Workflow kann per URL in Dokumente, im Intranet oder für externe Parteien auf Websites eingebettet werden. Anstatt zu beschreiben, was zu tun ist, werden die Mitarbeiter direkt durch die Aufgabe geführt. Gleichzeitig wird ihre Erledigung dokumentiert und kann jederzeit zur Rechenschaftspflicht verwendet werden.
Ein Beschaffungsprozess kostet wertvolle Zeit. Es ist nicht nur die Fachabteilung, deren Input gefragt ist. Die Durchführung von Compliance-Screenings, die Einbindung der IT, die Überprüfung durch das Datenschutzteam und die rechtliche Gestaltung von Verträgen sowie schließlich die entsprechenden Managemententscheidungen sind regelmäßig Teil eines umfassenden Vergabeprozesses.
Mit Playbook kann dieser Prozess in eine echte funktionsübergreifende Zusammenarbeit integriert und organisiert werden, die den Stakeholdern ständigen Zugriff auf vorhandene Informationen bietet, Fortschritte sichtbar macht, den externen Dienstleister aktiv einbezieht und am Ende eine nahtlose und rechtskonforme Dokumentation gewährleistet.
Die moderne digitale Arbeitswelt hat dafür gesorgt, dass zu jeder Zeit alles möglich ist. In Ermangelung klarer und etablierter Prozesse ist es den Entscheidungsträgern oft nicht mehr möglich nachzuverfolgen, ob Normen und Vorschriften eingehalten wurden, ob die richtigen Interessengruppen beteiligt wurden und ob Genehmigungen erteilt wurden, obwohl von ihnen erwartet wird, dass sie eine Geschäftsentscheidung treffen, als wäre es eine einfache Unterschrift.
Entwerfen und implementieren Sie digitale Governance-Prozesse mit Playbook, die auf die Besonderheiten und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Bauen Sie auf Ihren Best Practices, Erfahrungen und Einblicken in regulatorische Rahmenbedingungen auf und implementieren Sie maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen. Das schafft Transparenz und Sicherheit für Ihr Unternehmen und entlastet Ihre Mitarbeiter im Unternehmen von der Frage, was an welcher Stelle von Ihnen verlangt wird.
